TRAINING ONLINE MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR

TRAINING ONLINE MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR

TRAINING ONLINE MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR

DESKRIPSI TRAINING WEBINAR SISTEM KORESPONDENSI & PENGARSIPAN :

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi,sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.

TUJUAN TRAINING PENGELOLAAN ARSIP DAN INVENTARIS KANTOR UNTUK PRAKERJA :

Dengan mengikuti pelatihan MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR.

MATERI pelatihan Sistem Korespondensi & Pengarsipan online Zoom :

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

• Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.

• Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.

2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)

• Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.

• Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).

• Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

• Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.

• Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.

• Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.

• Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya

• Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan

• Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA

4. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

• Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.

• Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.

• Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.

5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

• Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.

• Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:

• Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.

• Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.

• Sistem indeks dan abjad dalam filing.

6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

• Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.

• Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.

• “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.

• Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).

• Peringkat kinerja dan service level.

• Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.

• Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

7. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

• Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.

• Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

• Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

• Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR

METODE pelatihan Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor online Zoom :

Metode Training MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.

INSTRUKTUR pelatihan Peringkat kinerja dan service level online Zoom :

Instruktur yang mengajar pelatihan MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.

PESERTA :

Peserta yang dapat mengikuti training MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang MANAJEMEN KEARSIPAN DAN TATA KELOLA KANTOR.

Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.

Jadwal Pelatihan Transindo Tahun 2023:

• 14 – 16 Februari 2023
• 15 – 17 Mei 2023
• 14 – 16 Agustus 2023
• 7 – 9 November 2023

Lokasi pelatihan:

• Yogyakarta, Hotel Neo Malioboro
• Jakarta, Hotel Amaris Tendean
• Bandung, Hotel Neo Dipatiukur
• Bali, Hotel Ibis Kuta
• Surabaya, Hotel Amaris, Ibis Style
• Lombok, Sentosa Resort
• Online Training, Via Zoom
• In House Training

Fasilitas :

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
• FREE Akomodasi Peserta ke tempat pelatihan
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive
• Training room full AC and Multimedia